重大活动、重要会议所形成的档案从不同侧面记录与反映了学校改革发展的历史面貌与重要历程，是学校档案资源的重要组成部分。为了加强对重大活动、重要会议档案资源的管理，确保重大活动、重要会议档案资源的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省洛阳市档案条例》、《洛阳市重点档案管理办法》、《天博(中国)体育·官方网站-TB SPORTS档案管理办法》等有关规定，结合本校实际，特制定本制度。

本制度所指重大活动、重要会议档案是指由本校及各部门主办、承办或参与的重大活动和重要会议所形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录及其它具有参考价值的文件材料。

第一条 重大活动、重要会议主要包括：

（一）党和国家领导人、教育部主要负责人、洛阳市市委和市政府等重要领导在学校视察、调研、指导工作等。

（二）外籍政要、外国著名大学学者、社会知名人士来校参观、访问、演讲、讲学等。

（三）校领导出席的各类重要公务活动。

（四）学校主办、承办的国际学术交流会议或全国学术研讨会。

（五）学校举办的重大庆典和重要纪念活动。

（六）本校师生参加并获奖的国内外具有重大影响力的比赛活动。

（七）学校参与的有重要影响力的活动与会议，如奥运会、世博会。

（八）对学校具有重大影响的各类突发性事件。

第二条全校重大活动与重要会议档案属学校所有，任何部门和个人不得拒交、擅自销毁或据为已有。重大活动与重要会议档案的归档范围包括：

（一）重大活动、重要会议的请示、批复、活动方案、会议议程、工作报告、领导人讲话、会议成果、会议记录、宣传报道、题词等重要文字材料。

（二）记录重大活动、重要会议现场内容的照片、光盘、录音、录像带等音像材料及其文字说明。

（三）在外出公务活动中或重大庆典上所获赠的重要礼品、贺书等实物档案。

（四）在重要比赛中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌。

（五）其它具有历史参考价值的材料。

第三条档案馆（室）是学校档案工作的职能部门，负责督促、指导、检查重大活动、重要会议文件材料的积累、和整理归档工作，并应及时编制检索工具，开展重大活动、重要会议档案的利用工作。

第四条重大活动、重要会议的主办或承办单位是档案的责任者，负责重大活动、重要会议档案的收集、立卷、归档工作。两个以上单位联合承办的重大活动、重要会议，归档工作由主办单位负责。

第五条在重要活动与重要会议的筹备阶段，主办或承办部门应会同档案馆（室）协商重大活动、重要会议档案的收集范围与预立卷方案，明确文件材料管理的负责人。档案馆（室）应与重要活动、重要会议的主办部门或承办部门保持密切联系，及时掌握与跟踪重大活动与重要会议的最近进展，并及时向主办或承办部门提供档案归档的业务指导。

第六条主办或承办部门应在重大活动与重要会议结束30天内，对文件材料进行归档。因特殊原因需延期移交档案的，须经档案馆（室）同意。

第七条本校人员参与的社会重大活动和重大会议材料，如果属于学校所有的，参与部门和参与者在活动和会议结束后，应及时将各种载体档案材料整理归档。

第八条所归档的文件材料必须严格按照立卷要求，遵循文件材料的形成特点和规律，确保重大活动、重要会议档案资料收集齐全、完整、准确、系统，整理符合标准规范。照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，并必须附有重要活动与重要会议的时间、地点、人物、事由等相关文字说明。

第九条档案馆（室）应对归档的文件材料进行检查验收，确认符合要求后，填写移交清单一式两份。交接双方签字盖章，各持一份，以示负责。