归档工作是档案管理的重要基础工作。为保证文件材料收集齐全完整，准确、全面地反映学校党政、教学、科研及其他活动的真实面貌，特制定本制度。

一、坚持文书处理部门和业务部门立卷制度，档案室集中保管，要求平时收发文件要有登记簿，存放文件要设立案卷类目。

全校性、综合性的文件材料，主要由党委办公室或行政办公室负责归档。其它党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等门类的文件材料，由形成部门负责整理归档。

二、凡属应归档的文件材料，必须按规定及时移交学校档案室。任何部门和个人不得以任何理由将公务活动中形成的文件材料据为己有。

三、党政部门和能按年度归档的部门在次年3月底前归档。科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成鉴定验收后二个月内归档。

四、归档的文件材料应质地优良，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水草拟和签发文件。字迹要清晰、整洁，不准用复写纸复印文件。签字手续完备，符合档案管理要求。

五、归档的案卷要达到规定标准，档案材料要进行科学编目，系统排列。柜架排放整齐，指引醒目，方便利用。

六、移交档案时必须履行手续，填写移交清单一式二份。写明移交时间，交接双方签字。