一、整理范围
2020届本科、专科(包括成人教育)毕业生个人学籍表及成绩表。
二、整理流程及要求
(一)组卷、排序
学籍表、成绩表以班级为单位,一个班级组成一卷。每卷中按照学号升序排列,每个学生的学籍表在前,成绩表在后。
(二)质量检查
核准毕业生人数,检查审批手续是否完备(学籍表上加盖学院行政公章;成绩表上除加盖学院行政公章外,另加盖天博(中国)体育·官方网站-TB SPORTS学生成绩专用章),归档材料是否齐全,排列顺序是否正确。
(三)编写页号
凡有文字的页面都须编写页号。页号用铅笔编制在右下角,每卷从第一个学生学籍表开始编制一个流水号(1,2,3……)。
(四)编制封面、卷内目录
1、封面:内容包括案卷题名、人数、页数(见附件1)。
题名写XX学院XX专业XX届本(专)科生(成教生)XX班学籍、成绩表。
2、卷内目录设置序号、学号、姓名、性别、页次、备注等项目(见附件2)。
序号:卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号,从“1”开始标注。
页次:填写每位学生学籍表页号,最后一位学生需填写学籍表成绩表首尾两个页号,两个页号间用 “-”隔开,如97-98。
备注:填写需要说明的问题,如学生休学、退学、入伍、无毕业证、无学位证等情况。
(五)填写备考表
一个班级填写一张备考表,填写需要说明的问题,如无毕业证、学位证的需注明该生的姓名、学号,以及引起该事项的缘由,无特殊情况的不填写。辅导员在整理人栏签名,兼职档案员在检查人栏签名(见附件3)。
(六)以班级为组卷单位,按封面、卷内目录、学籍表成绩表、备考表的顺序以活页形式有序整齐存放,不装订,不切割、用夹子固定。
三、移交手续
(一)按本科、专升本、专科顺序填写《学籍档案移交清单》(见附件4),一式二份,部门负责人、兼职档案员签字,单位盖章,与归档材料一并向档案馆移交,经检查验收符合要求后,交接双方在移交目录上签字,并各执1份存查。
(二)卷内目录电子版以“XX届XX学院学籍档案卷内目录”命名,移交清单电子版以“XX届XX学院学籍移交清单”命名, U盘向档案馆移交。
附件:
1、学籍档案封面格式(模板).docx
2、学籍档案卷内目录.xlsx
3、学籍档案备考表.doc
4、学籍档案移交清单.xlsx